Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin, SelfClub mobil uygulaması (Google Play: com.softmed.selfclub), SelfClub web paneli (https://club.selfogrenci.com) ve tanıtım sitesi (https://club.selfogrenci.com) kapsamında işlenen kişisel verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca açıklar.

1. Veri sorumlusu ve rolümüz

• Unvan: 8Bit Grup Bilişim Danışmanlık Yazılım Ltd. Şti.
• Adres: Üçevler Mah. İzmir Yolu Cad. No: 254, 241 Westpoint D Blok, Nilüfer / Bursa, Türkiye
• Vergi dairesi / no: Çekirge Vergi Dairesi / 0012651172
• MERSİS no: 0001265117200001
• Ticaret sicil no: 125726
• Telefon: 0850 532 59 20
• E-posta: [email protected]
• Web: https://club.selfogrenci.com

SelfClub, spor kulüplerinin öğrenci, veli, antrenör, yoklama ve aidat bilgilerini yönetmesi için sunulan bir yazılım hizmetidir. Bu nedenle iki farklı rolümüz vardır:

• Veri sorumlusu olarak: Kulüp sahibinin (eğitmenin) hesap bilgileri, paket satın alma ve fatura bilgileri, destek yazışmaları ve sitemizin/uygulamamızın teknik kayıtları.
• Veri işleyen olarak: Kulübün uygulamaya girdiği öğrenci, veli ve antrenör bilgileri. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili spor kulübüdür; kulüp, bu verileri toplamak için gerekli aydınlatmayı yapmak ve gerektiğinde (özellikle sağlık bilgisi için) açık rıza almakla yükümlüdür. Biz bu verileri yalnızca kulübün talimatıyla ve hizmeti sunmak için işleriz.

2. İşlenen kişisel veriler

Kulüp sahibi (eğitmen)

• Ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası, şifre (geri döndürülemez biçimde, hash olarak saklanır)
• Kulüp adı, branşı, kulüp kodu; velilere gösterilmek üzere girilen banka alıcı adı ve IBAN
• Paket siparişleri: sipariş numarası, paket, tutar, ödeme durumu ve tarihi

Öğrenci / sporcu (kulüp tarafından girilir)

• Ad soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası (isteğe bağlı), grup bilgisi, kayıt durumu
• Sağlık notu (alerji, ilaç, dikkat edilmesi gerekenler — isteğe bağlı; KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli veridir)
• Yoklama kayıtları, aidat ve ödeme hareketleri, gelişim raporu ölçüm değerleri

Veli ve antrenör

• Ad soyad, kullanıcı adı, e-posta ve telefon, şifre (hash olarak)
• Kulüple yapılan mesajlaşmalar; antrenörler için maaş ödeme kayıtları

Teknik veriler

• Oturum anahtarı (uygulamada cihazınızda saklanır), bildirim gönderebilmek için cihaz bildirim anahtarı (Firebase Cloud Messaging token) ve cihaz platformu
• IP adresi, tarih-saat ve istek bilgilerini içeren sunucu kayıtları

Uygulama; konum, kamera, mikrofon, rehber veya fotoğraf galerinize erişmez, reklam göstermez ve reklam kimliği toplamaz.

3. Ödeme ve kart bilgileri

Paket ödemeleri lisanslı ödeme kuruluşu PayTR Ödeme ve Elektronik Para Kuruluşu A.Ş. altyapısıyla alınır. Kart numarası, son kullanma tarihi ve CVV gibi kart bilgileri PayTR'nin güvenli ödeme sayfasına doğrudan girilir; bu bilgiler bize iletilmez ve sistemlerimizde hiçbir şekilde kaydedilmez. Ödeme işlemi için PayTR'ye yalnızca ad soyad, e-posta, telefon, adres, IP adresi, sipariş numarası ve tutar iletilir; PayTR bize yalnızca ödemenin sonucunu (başarılı/başarısız, tutar) bildirir.

4. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

• Hesap açma, giriş ve hizmetin sunulması — sözleşmenin kurulması ve ifası (KVKK m.5/2-c)
• Yoklama, aidat takibi, duyuru, mesaj ve gelişim raporlarının kulüp adına tutulması — kulübün talimatı ve sözleşmenin ifası
• Duyuru, mesaj, etkinlik ve aidat hatırlatması bildirimleri gönderilmesi — sözleşmenin ifası
• Şifre sıfırlama kodu ve ödeme bilgilendirmesi e-postaları — sözleşmenin ifası
• Faturalandırma, muhasebe ve yasal saklama yükümlülükleri — hukuki yükümlülük (KVKK m.5/2-ç)
• Güvenlik, kötüye kullanımın önlenmesi ve hata ayıklama — meşru menfaat (KVKK m.5/2-f)
• Sağlık notu — ilgili kişinin (veya velisinin) kulübe verdiği açık rıza (KVKK m.6); kulübün sorumluluğundadır

5. Verilerin kimlerle paylaşıldığı

Kişisel verileriniz satılmaz, kiralanmaz ve reklam amacıyla kullanılmaz. Yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde şu taraflarla paylaşılır:

• Kulüp içi erişim: Kulüp sahibi kendi kulübünün tüm verilerini görür; veliler yalnızca kendi çocuklarının bilgilerini, antrenörler yalnızca yetkili oldukları bilgileri görür (antrenörler aidat ve ödeme bilgilerine erişemez). Bir kulüp başka bir kulübün verisine erişemez.
• PayTR: ödeme işleminin gerçekleştirilmesi için (bkz. madde 3).
• Google (Firebase Cloud Messaging): anlık bildirimlerin cihazınıza iletilmesi için bildirim anahtarı ve bildirim metni.
• E-posta hizmet sağlayıcısı (Google Workspace / Gmail SMTP): şifre sıfırlama ve bilgilendirme e-postaları için alıcı adresi ve e-posta içeriği.
• Barındırma (sunucu) hizmet sağlayıcısı: verilerin saklandığı sunucu altyapısı.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: kanunen zorunlu olduğunda.

Firebase ve Google e-posta hizmetleri yurt dışında bulunan sunucular kullanabilir; bu kapsamdaki aktarım KVKK m.9'a uygun olarak ve yalnızca bildirim/e-posta iletimi için gereken verilerle sınırlı yapılır.

6. Saklama süresi ve otomatik silme

SelfClub uygulamasında ve web panelinde kullanıcının kendi hesabını silme özelliği bulunmamaktadır. Bunun yerine hesaplar ve veriler 90 gün sonra otomatik olarak silinir:

• Kulübün deneme süresi ya da paket (lisans) süresi sona erip yenilenmezse, bitiş tarihinden 90 gün sonra o kulübe ait tüm hesaplar (eğitmen, antrenör, veli, sporcu) ve kulübün girdiği tüm veriler (öğrenciler, yoklama, aidat, mesaj, duyuru, raporlar, cihaz anahtarları) otomatik olarak kalıcı biçimde silinir. Bu 90 günlük süre, kulübün paketini yenileyerek verilerine yeniden kavuşabilmesi içindir.
• Süre dolmadan silinmesini istediğiniz veriler için e-postayla silme talebinde bulunabilirsiniz (madde 9).
• Paket satın alma ve fatura kayıtları, vergi ve ticaret mevzuatı gereği (213 sayılı VUK, 6102 sayılı TTK) yasal süre boyunca (10 yıl) saklanır; bu kayıtlar öğrenci/veli verisi içermez.
• Sunucu kayıtları en fazla 2 yıl saklanır.

Hesap ve veri silme hakkında ayrıntılar için Hesap ve Veri Silme sayfasına bakın.

7. Güvenlik

• Uygulama ile sunucu arasındaki tüm iletişim HTTPS (TLS) ile şifrelenir.
• Şifreler geri döndürülemez biçimde (hash) saklanır; çalışanlarımız dahil kimse şifrenizi göremez.
• Her veritabanı sorgusu kulüp bazında sınırlandırılır; art arda hatalı girişlerde hesap geçici olarak kilitlenir.
• Web oturum çerezi yalnızca oturumu sürdürmek için kullanılır (HttpOnly, SameSite); izleme veya reklam çerezi kullanılmaz.

8. Çocukların verileri

Uygulama çocuklara yönelik değildir; kulüplerin yönetim aracıdır. 18 yaş altı sporcuların bilgileri kulüp tarafından, velinin bilgisi ve onayıyla girilir. Sporcu hesabı açılması kulübün ve velinin kararıdır. Çocuklara reklam gösterilmez, çocukların verileri pazarlama amacıyla kullanılmaz.

9. Haklarınız (KVKK m.11)

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi [email protected] adresine, kayıtlı e-posta adresinizden ve kimliğinizi doğrulayacak bilgilerle iletebilirsiniz. Talepler en geç 30 gün içinde ücretsiz sonuçlandırılır. Öğrenci/veli verilerine ilişkin talepler için öncelikle kulübünüze başvurmanızı öneririz; bize ulaşan talepleri ilgili kulüple birlikte değerlendiririz.

10. Değişiklikler

Bu metni güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki “son güncelleme” tarihi değiştirilir. Önemli değişiklikler uygulama içinden veya e-postayla duyurulur.